Déclaration de confidentialité de Roxell

1. Généralités

Le site Web roxell.com est mis à disposition par Roxell bv, une société privée de droit belge, dont le siège social est établi Industrielaan 13, 9990 Maldegem, enregistré à la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro 0401.007.106 (RPM Gand, Division Gand) 

Nous prenons la protection des données très au sérieux. Nous vous garantissons une protection adéquate de vos Données à caractère personnel (telles que définies ci-dessous). Nous nous appuyons sur les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018 (« RGPD »).

Roxell agit en tant que responsable du traitement au sens du RGPD et en cette qualité, la société souhaite vous informer sur le traitement de vos données personnelles.

La présente déclaration de confidentialité relative au site Web (« Déclaration de confidentialité »), qui doit être lue conjointement avec notre déclaration au sujet des cookies, vous fournit des informations concernant et les conditions selon lesquelles Roxell reçoit et traite les Données à caractère personnel de Roxell transférées via le site Web. 

Veuillez prendre le temps de lire ces documents, car ces dispositions peuvent vous intéresser. Si vous avez des questions ou souhaitez recevoir de plus amples d’informations, veuillez contacter Roxell via info@roxell.com ou +32 50 729 172.

Roxell n’utilisera vos données personnelles qu’aux finalités énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité et nous ne divulguerons vos données personnelles à aucun tiers, sauf dans les cas prévus au point 7 de la présente Déclaration de confidentialité.

2. Qu'entend-on par « données á caractère personnel?

Selon le RGPD, les « Données à caractère personnel » sont toutes les données qui permettent de vous identifier, directement ou indirectement. Les Données à caractère personnel sont donc toutes les données que nous pouvons d’une façon ou d’une autre mettre en rapport avec vous, telles que l’adresse électronique, le numéro de téléphone ou l’adresse IP de l’ordinateur que vous utilisez.

Les cookies permettent de collecter des données personnelles ou autres, y compris l’adresse IP de l’ordinateur que vous utilisez. Cette Déclaration de confidentialité doit donc être lue conjointement avec notre Déclaration au sujet des cookies.

3. Quelles sont les données à caractère personnel collectées et à quel moment le sont-elles?

Comportement de clics et données relatives aux visiteurs

Lors de l’utilisation de notre site Web, nous obtenons des données générales au sujet de la navigation. Il s’agit notamment du moment de la demande et de données envoyées par votre navigateur. 

Cookies

Lorsque vous visitez notre site Web pour la première fois, une fenêtre contextuelle s’affichera, vous expliquant le fonctionnement des cookies. Vous pouvez également y indiquer quels cookies vous souhaitez faire installer sur votre ordinateur.

Si vous donnez votre consentement à l’utilisation de cookies, Roxell collecte les données personnelles suivantes via ces cookies : adresse IP de l’ordinateur que vous utilisez. Vous trouverez plus d’explications et d’informations à ce sujet dans notre déclaration relative aux cookies.

4. Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel

Visiteurs du site Web 

Nous traitons vos Données personnelles sur la base de votre consentement et sur la base de notre intérêt légitime à surveiller et à améliorer notre site Web. 

Nous utilisons ces données pour des analyses statistiques concernant le comportement des visiteurs et les clics sur le site Web. Elles nous permettent également d’optimiser le fonctionnement du site Web. Nous tentons de pseudonymiser ou d’anonymiser au maximum ces données qui ne seront pas transmises à des tiers susceptibles de les utiliser pour leurs propres finalités. 

Nous traitons vos Données à caractère personnel pour analyser nos services et améliorer votre expérience sur notre site Web et traiter toutes les éventuelles plaintes qui s’y rapportent. En prenant conscience des pages que nos clients consultent, de ce qu’ils commandent, sur quoi ils cliquent, etc., nous pouvons effectuer les analyses nécessaires pour améliorer nos produits et services.

De plus, nous traitons les Données à caractère personnel pour vous reconnaître et pour personnaliser et améliorer nos services et pour vous offrir une expérience attrayante de notre site Web. Cela se fait par le biais de cookies, ce qui signifie que lorsque vous naviguez sur notre site Web, certaines données personnelles, telles que votre adresse IP, et d’autres données peuvent être collectées sans que vous fournissiez activement ces informations. Nous vous demanderons toujours votre consentement pour l’utilisation des cookies. Vous trouverez plus d’explications et d’informations à ce sujet dans notre déclaration relative aux cookies.
 

Données du client 

Dans le cadre de nos services et activités, nous collectons et traitons l’identité et les coordonnées de nos clients et de leur personnel, collaborateurs, préposés et autres personnes de contact utiles. Les finalités de ce traitement sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de relations publiques telles que l’envoi de notre newsletter ou l’invitation à des événements de réseautage. Les fondements juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime. Pour toute communication par e-mail (telle qu’une newsletter ou une invitation à des événements), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. 

Données des fournisseurs

Nous collectons et traitons l’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et de leur personnel, leurs employés, préposés et toutes autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de ce contrat, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, les activités comptables et de relations publiques telles que l’envoi de notre newsletter ou l’invitation à des événements de réseautage. Les fondements juridiques sont l’exécution de l’accord, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime (comme pour le marketing direct). Pour toute communication par e-mail (telle qu’une newsletter ou une invitation à des événements), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. 

Données du personnel 

Nous traitons les données à caractère personnel de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de notre gestion des salaires. Compte tenu de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé de manière plus détaillée dans une Politique de protection des données pour les travailleurs.

Autres données

Outre les données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et des employés, nous traitons également les données à caractère personnel de tiers, tels que les nouveaux clients/prospects potentiels, les contacts utiles dans notre secteur, des contacts de réseau, les contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités ainsi que des relations publiques. Le fondement juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.

Ce n’est que dans les cas suivants que Roxell a un accès libre à vos Données à caractère personnel et peut conserver et divulguer vos données personnelles librement :

  • pour être en conformité avec les législations ou réglementations applicables ;
  • si une autorité chargée de l’application des lois ou un autre organisme public soumet une demande officielle à cet égard ;
  • pour enquêter sur des activités suspectes ou réellement frauduleuses ou illégales ;
  • pour protéger la sécurité et/ou vos droits ou ceux de Roxell. 

5. Pendant combien de temps conservons-nous les données personnelles?

Roxell veille à ne pas conserver vos Données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour réaliser les finalités de traitement susmentionnées. Toutes les Données personnelles seront sauvegardées pendant leur période de conservation conformément aux dispositions de la présente Déclaration de confidentialité.

Dans notre Déclaration relative aux cookies, nous expliquons la durée de conservation des différents cookies.

Nous conservons des données anonymisées (qui ne contiennent plus de Données à caractère personnel) aussi longtemps qu’elles nous concernent.

6. Comment protégeons-nous vos données personnelles?

Roxell prend les mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées et nécessaires pour protéger vos Données à caractère personnel et votre vie privée afin de prévenir la perte, l’utilisation illégale ou la modification des informations que nous recevons. Ces mesures comprennent notamment : (i) la protection par mot de passe des Données à caractère personnel (ii) les systèmes antivirus, (iii) la protection des connexions réseau moyennant la technologie Transport Layer Security (TLS) et (iv) l’anonymisation des Données à caractère personnel.

7. Transmettons-nous vos données personnelles à des tiers?

Transmission à des tiers

Roxell peut transmettre vos données à des sociétés ou prestataires de services indépendants, par exemple pour fournir un certain nombre de services d’infrastructures ou informatiques, exécuter des transactions de paiement via nos services, livrer des commandes, envoyer des mails de marketing direct, exécuter des analyses, etc. Ces sociétés et prestataires de services peuvent avoir accès aux Données à caractère personnel et informations dans le cadre de leur mission effectuée pour Roxell. Roxell n’autorisera cela que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leur mission et à condition que ces sociétés fournissent les garanties nécessaires quant à la prise des mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées en vue de protéger vos Données à caractère personnel et votre vie privée. Roxell a conclu des accords avec ces prestataires de services et fournisseurs concernant la sécurité et la protection de vos Données à caractère personnel.

Ils sont également tenus de respecter les dispositions du RGPD dans le cadre de l’exécution de leur mission.

  • Cookies : dans le cadre des cookies tiers, l’adresse IP de l’ordinateur que vous utilisez peut être transmise à des tiers. Voir à ce sujet notre Déclaration sur les cookies.
  • Autorités : En vertu de la loi, Roxell est tenue de divulguer vos Données à caractère personnel lorsque la loi, un décret ou une ordonnance ou une sentence judiciaire l’exigent.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site Web contient des liens vers d’autres sites. Cette déclaration de confidentialité s’applique uniquement à notre site Web. Lorsque vous visitez d’autres sites Web, nous vous recommandons de toujours consulter les dispositions relatives à la protection des données sur les autres sites Web.

Nous ne sommes pas responsables du contenu des sites Web vers lesquels vous êtes dirigé via des liens sur ce site Web, et nous ne sommes pas censés accepter le contenu mis à disposition via ces liens. Nous vous recommandons donc de lire la déclaration de confidentialité de ces sites Web avant d’utiliser ces sites Web.] Pour l’aiguillage vers d’autres sites Web, Roxell n’est responsable que si elle a connaissance du contenu illégal ou criminel et qu’il est techniquement possible d’empêcher l’aiguillage.

8. Vos données personnelles seront-elles transférées en dehors de l'espace économique Européen?

Au cas où Roxell fait appel à des sous-traitants en dehors de l’Espace économique européen, vos données personnelles peuvent être transférées, conservées et traitées en dehors de l’Espace économique européen. Dans le cas où vos Données personnelles sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, Roxell s’assurera, conformément au RGPD, via des mesures contractuelles ou autres, que ces données y bénéficient d’un niveau de protection approprié comparable à la protection dont elles bénéficient dans l’Espace économique européen. 

9. Quels sont mes droits et comment puis-je gérer mes données à caractère personnel?

Nous voulons garantir le traitement sûr et légal de vos Données à caractère personnel et nous vous assurons que vos Données à caractère personnel seront traitées de façon honnête et licite. 
En vertu du RGPD, vous disposez d’un certain nombre de droits énumérés ci-dessous. Si vous souhaitez exercer les droits ci-dessous, adressez-vous à Roxell par courriel à GDPR@roxell.com ou par courrier postal à l’adresse suivante : Industrielaan 13, 9990 Maldegem. 

Roxell s’engage à répondre à toute demande d’exercice des droits précités dans un délai de trente (30) jours calendaires. 
Afin d’exercer vos droits d’accès ou de transfert et d’empêcher toute divulgation non autorisée de vos données personnelles, vous devez nous fournir une preuve de votre identité. Lorsque vous souhaitez exercer vos droits d’accès ou de transfert, nous vous demandons donc de joindre une copie du recto de votre carte d’identité à votre demande écrite par e-mail ou par la poste aux adresses ci-dessus.

9.1. Mon droit d’accès et de consultation

Vous avez le droit d’être informé si Roxell traite vos données personnelles et, dans l’affirmative, d’accéder à ces données personnelles et de recevoir les informations suivantes :

  • les finalités du traitement ;
  • les catégories concernées des Données à caractère personnel ;
  • les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel sont ou seront communiquées, en particulier les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales ;
  • la période pendant laquelle les Données à caractère personnel seront conservées ou les critères pour déterminer cette période de conservation ;
  • si nous obtenions des Données à caractère personnel de tiers, des informations concernant la source de ces Données à caractère personnel et
  • l’existence d’une prise de décision automatisée (y compris le profilage) concernant vos Données à caractère personnel et, le cas échéant, les informations utiles sur la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences possibles d’une telle prise de décision automatisée.

9.2. Mon droit de transfert

Vous avez également le droit de recevoir par e-mail une copie des Données personnelles que vous avez fournies à Roxell sous un format structuré, usuel et lisible par machine afin de pouvoir la transmettre à un autre responsable du traitement ou pour nous permettre de les communiquer, à votre demande et si c’est techniquement possible, à un autre responsable du traitement. La demande d’une copie est gratuite. Si vous demandez des copies supplémentaires de vos Données personnelles, Roxell peut demander une indemnisation raisonnable pour couvrir les frais administratifs.

9.3. Mon droit de rectifier et compléter mes données

Vous avez le droit de faire corriger gratuitement vos Données à caractère personnel ou de rectifier des inexactitudes si vos Données à caractère personnel sont incomplètes ou incorrectes ou sont traitées d’une façon illégale. Par ailleurs, vous avez le droit de compléter des Données à caractère personnel incomplètes, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.

9.4. Mon droit à l’effacement (« droit à l’oubli » »)

Vous avez le droit de demander la suppression de vos Données personnelles collectées par Roxell dans les cas suivants :

  • vos Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement, comme indiqué dans la présente Déclaration de confidentialité ;
  • vous retirez votre consentement préalable au traitement de vos Données à caractère personnel et il n’y a aucun autre fondement juridique sur lequel Roxell peut s’appuyer en vue de poursuivre le traitement de vos données personnelles ;
  • vous vous opposez au traitement (ou à la poursuite du traitement) de vos Données à caractère personnel et il n’y a aucun motif impérieux et justifié pour le traitement de vos Données à caractère personnel par Roxell ; 
  • vos données à caractère personnel ont été traitées de façon illicite ;
  • vos Données à caractère personnel doivent être supprimées afin de respecter une obligation légale qui incombe à Roxell ;
  • vos Données à caractère personnel ont été collectées lorsque vous étiez encore mineur.

En cas de demande de suppression, vous devez savoir que nous devons conserver certaines Données à caractère personnel afin de respecter nos obligations légales. 

9.5. Mon droit d’opposition et de restriction de toute poursuite du traitement

Par ailleurs, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel lorsque :

  • vous contestez l’exactitude de ces Données personnelles (dans pareil cadre, l’utilisation de vos Données personnelles est limitée pendant une période permettant à Roxell de contrôler l’exactitude de vos Données personnelles) ;
  • le traitement de vos Données à caractère personnel est illégal et vous demandez à Roxell non pas de les supprimer, mais de limiter le traitement et l’utilisation de vos Données à caractère personnel ;
  • Roxell n’a plus besoin de vos Données à caractère personnel aux fins de traitement décrites ci-dessus, mais vous avez besoin de ces Données personnelles pour engager, exercer ou justifier une action en justice ;
  • après avoir exercé votre droit d’opposition au traitement et tant qu’aucune décision n’a été prise concernant l’exercice d’un tel droit, vous demandez à Roxell de limiter l’utilisation de vos Données à caractère personnel.

Par ailleurs, vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement à l’égard du traitement de vos Données personnelles sans que cela n’affecte la licéité du traitement avant le retrait de votre consentement.

9.6. Mon droit de déposer une plainte

Nous restons évidemment à votre entière disposition en cas de plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel via GDPR@roxell.com ou +32 50 729 172. Conformément au RGPD, vous avez par ailleurs le droit de déposer plainte auprès de l’Autorité chargée de la protection des données concernant le traitement de vos données personnelles à l’adresse suivante :

Autorité chargée de la protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 2 274 48 00
Fax : +32 2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

10. Obligation de déclarer les fuites de données

En cas de fuite de données, Roxell en informera en temps utile la Commission vie privée. Une fuite de données constitue une infraction à la sécurité de vos Données à caractère personnel (piratage). Par conséquent, tous les concernés seront également informés au sujet de cette fuite de données et les risques encourus ou susceptibles de survenir à la suite de cette fuite de données seront identifiés d’urgence.

Si vous avez vous-même connaissance d’une fuite de données ou si vous soupçonnez une fuite de données, nous vous demandons de vouloir le signaler immédiatement à GDPR@roxell.com.

11. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Cette Déclaration de confidentialité peut être modifiée si nos services ou la législation applicable l’exigent. De nouvelles applications pourront être mises en œuvre, entraînant une collecte ou une utilisation différente de vos données. Nous annoncerons ces modifications sur notre site Web et la date en haut de la Déclaration de confidentialité sera adaptée. Nous vous redemanderons votre autorisation si nécessaire. 

Nous vous recommandons également de consulter régulièrement cette Déclaration de confidentialité de façon à être informé de toute modification.

Les anciennes versions de notre Déclaration de confidentialité seront stockées dans nos archives et peuvent toujours être demandées en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : GDPR@roxell.com.