Roxell privacyverklaring

1. Algemeen

De website roxell.com wordt ter beschikking gesteld door Roxell bv, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel gevestigd te Industrielaan 13, 9990 Maldegem, geregistreerd in de Kruistpuntbank van Ondernemingen onder nummer 0401.007.106 (RPR Gent, Afdeling Gent).

Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig. Wij garanderen u een gepaste bescherming van uw Persoonsgegevens  (zoals hierna gedefinieerd). Wij baseren ons daarbij op de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming die in werking is getreden op 25 mei 2018 (“AVG”).

Roxell treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en vanuit die hoedanigheid willen wij u informeren over de verwerking van uw Persoonsgegevens.

De huidige privacyverklaring voor de Website, die samen moet worden gelezen met onze cookieverklaring, geeft u informatie over de manier waarop, en de voorwaarden waaronder, Roxell de via de Website doorgegeven Persoonsgegevens ontvangt en verwerkt. 

Neem rustig de tijd om deze documenten door te lezen, aangezien deze bepalingen van belang kunnen zijn voor u. Als u vragen hebt of meer informatie wenst, neem dan contact op met Roxell via info@roxell.com of +32 50 729 172.

Roxell zal uw Persoonsgegevens enkel gebruiken voor de doeleinden die vermeld zijn in deze Privacyverklaring en wij zullen uw Persoonsgegevens op geen enkele wijze openbaar maken aan derden tenzij zoals bepaald onder punt 7 van deze Privacyverklaring.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

“Persoonsgegevens” zijn volgens de AVG alle gegevens op basis waarvan u, rechtstreeks of onrechtstreeks, kan worden herkend. Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de een of andere manier aan u kunnen koppelen, zoals e-mailadres, telefoonnummer of het IP-adres van de computer die u gebruikt.

Cookies kunnen Persoons- of andere gegevens verzamelen, waaronder het IP-adres van de computer die u gebruikt. Deze Privacyverklaring moet daarom samen met onze Cookieverklaring gelezen worden.  

3. Welke persoonsgegevens worden verzameld en wanneer?

Klikgedrag en bezoekgegevens

Bij het gebruik van onze Website verkrijgen wij algemene bezoekgegevens. Het gaat dan om het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. 

Cookies

Wanneer u onze Website voor het eerst bezoekt, tonen wij een pop-up melding met uitleg over cookies. Hierin kunt u ook aangeven welke cookies u wilt laten plaatsen op uw computer.

Indien u uw toestemming geeft voor het gebruik van cookies, verzamelt Roxell de volgende Persoonsgegevens via deze cookies: IP-adres van de computer die u gebruikt. Meer uitleg en informatie hierover vindt u in onze Cookieverklaring.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Bezoekers website

Wij verwerken uw Persoonsgegevens op basis van uw toestemming en op basis van ons legitiem belang bij het monitoren en verbeteren van onze Website. 

Wij gebruiken deze gegevens voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de Website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de Website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te pseudonismeren dan wel te anonimiseren en deze worden niet aan derden verstrekt die dat voor eigen doeleinden zouden kunnen gebruiken. 

Wij verwerken uw Persoonsgegevens om onze diensten te analyseren en uw ervaring op onze Website te verbeteren en eventuele klachten in verband daarmee te behandelen. Door te weten wat onze klanten bekijken, bestellen, aanklikken enz. kunnen we de nodige analyses maken om onze producten en diensten te verbeteren.

Daarnaast verwerken wij Persoonsgegevens om u te herkennen en onze dienstverlening te personaliseren en verbeteren en om u een aantrekkelijke beleving van onze website te kunnen bieden. Dit gebeurt door middel van cookies, waardoor wanneer u door onze Website navigeert, bepaalde Persoonsgegevens, zoals uw IP-adres, en andere gegevens kunnen worden verzameld zonder dat uzelf op actieve wijze deze informatie verstrekt. Wij zullen steeds uw toestemming vragen voor het gebruik van cookies. Meer uitleg en informatie hierover vindt u in onze Cookieverklaring.

Klantgegevens

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelde en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en public relations activiteiten zoals het toesturen van onze nieuwsbrief of uitnodigen op netwerkevents. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor informatieverstrekking per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) kan deze door u op elk moment worden ingetrokken.

Gegevens van leveranciers

Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en hun personeel, medewerkers, aangestelde en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en public relations activiteiten zoals het toesturen van onze nieuwsbrief of uitnodigen op netwerkevents. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). Voor informatieverstrekking per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) kan deze door u op elk moment worden ingetrokken.

Gegevens van personeel

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.

Andere gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten alsook public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.

Enkel in de volgende gevallen heeft Roxell verder vrije toegang tot uw Persoonsgegevens, en mag het uw Persoonsgegevens vrij bewaren en bekendmaken: 

  • om in overeenstemming te zijn met de toepasselijke wetgeving of regelgeving;
  • indien een wethandhavingsautoriteit of een andere overheidsinstantie dit officieel verzoekt; 
  • voor het onderzoek naar verdachte of werkelijk frauduleuze of illegale activiteiten; 
  • om de veiligheid en/of uw rechten of die van Roxell te beschermen. 

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Roxell ziet erop toe dat uw Persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig om de bovenvermelde verwerkingsdoeleinden te realiseren. Alle Persoonsgegevens zullen gedurende hun bewaartermijn bewaard worden overeenkomstig de bepalingen van deze Privacyverklaring

In onze Cookieverklaring zetten we uiteen hoe lang de verschillende cookies bewaard worden.

Geanonimiseerde gegevens (waarin geen Persoonsgegevens meer zitten) bewaren wij zo lang als ze relevant zijn voor ons.

6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Roxell neemt passende en nodige organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om uw Persoonsgegevens en uw privacy te beschermen teneinde het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging van informatie die wij ontvangen te voorkomen. Dergelijke maatregelen bestaan oa uit: (i) de beveiliging met een wachtwoord van de Persoonsgegevens, (iii) anti-virus systemen, (iv) beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie en (v) anonimiseren van Persoonsgegevens.

7. Geven wij uw persoonsgegevens door aan derden?

Doorgifte aan derden

Roxell kan uw gegevens doorgeven aan onafhankelijke bedrijven of dienstverleners, zoals voor het leveren van aantal infrastructuur- of IT-diensten, het uitvoeren van betalingstransacties via onze diensten, het leveren van bestellingen, het uitsturen van direct marketing, het uitvoeren van analyses, enzovoort. Het is mogelijk dat deze bedrijven en dienstverleners in het kader van hun opdracht voor Roxell toegang krijgen tot Persoonsgegevens en informatie. Roxell laat dit enkel toe in de mate dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun opdracht en deze bedrijven de nodige garanties bieden garanties bieden dat passende organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen genomen worden om uw Persoonsgegevens en privacy te beschermen. Roxell heeft met deze dienstverleners en leveranciers afspraken gemaakt mbt de beveiliging en bescherming van uw Persoonsgegevens.

In het kader van de uitvoering van hun opdracht zijn zij eveneens gehouden om de bepalingen van de AVG na te leven.

  • Cookies: in het kader van derde partij cookies kan het IP-adres van de computer die u gebruikt worden doorgegeven aan derden. Zie hierover onze Cookieverklaring.
  • Autoriteiten: Roxell is wettelijk verplicht om uw Persoonsgegevens mee te delen wanneer dit opgelegd wordt bij wet, decreet of ordonnantie of nog door een gerechtelijke uitspraak.

Links naar andere websites

Onze Website bevat links naar andere websites. Deze Privacyverklaring geldt enkel voor onze Website. Bij het bezoeken van andere websites, raden wij u aan steeds de bepalingen over gegevensbescherming op de andere websites te raadplegen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites waarnaar u via links op deze Website wordt doorverwezen noch worden wij geacht akkoord te gaan met de inhoud die via deze links ter beschikking worden gesteld. Wij raden u dan ook aan om de privacyverklaring van deze Websites te lezen alvorens van deze Websites gebruik te maken.]Voor doorverwijzing naar andere websites, is Roxell enkel verantwoordelijk indien het van de onwettige of strafbare inhoud kennis heeft en het technisch mogelijk is om de doorverwijzing te verhinderen.

8. Zullen uw persoonsgegevens worden overgedragen buiten de Europese economische ruimte?

In het geval Roxell beroep doet op verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte, kunnen uw Persoonsgegevens getransfereerd, bewaard en verwerkt worden buiten de Europese Economische Ruimte. In het geval uw Persoonsgegevens worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte, zal Roxell overeenkomstig de AVG zorgen, via contractuele of andere maatregelen, dat deze gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten dewelke vergelijkbaar is met de bescherming die zij binnen de Europese Economische Ruimte genieten. 

9. Wat zijn mijn rechten en hoe kan ik mijn persoonsgegevens beheren?

Wij willen een veilige en wettelijke verwerking van uw Persoonsgegevens waarborgen, en wij verzekeren u dat uw Persoonsgegevens op een eerlijke en rechtmatige wijze verwerkt zullen worden. 

Onder de AVG heeft u een aantal rechten zoals hieronder opgesomd. Indien u onderstaande rechten wenst uit te oefenen, zal dit mogelijk zijn per e-mail naar GDPR@roxell.com of per post op volgend adres: Industrielaan 13, 9990 Maldegem. 

Roxell verbindt zich ertoe om elk verzoek tot uitoefening van voormelde rechten binnen de dertig (30) kalenderdagen te beantwoorden. 

Om uw rechten van toegang of overdracht uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw Persoonsgegevens te voorkomen, dien u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij het uitoefenen van uw rechten van toegang of overdracht een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw schriftelijke aanvraag per e-mail of per post op bovengenoemde adressen.

9.1. Mijn recht van toegang en inzage

U heeft het recht om geïnformeerd te worden of Roxell uw Persoonsgegevens verwerkt en, indien bevestigend, om inzage te verkrijgen in dergelijke Persoonsgegevens en de volgende informatie te ontvangen:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van Persoonsgegevens;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de Persoonsgegevens zijn of zullen verstrekt worden, met name de ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
  • de periode gedurende dewelke de Persoonsgegevens bewaard zullen worden of de criteria om dergelijke bewaringstermijn te bepalen;
  • indien we Persoonsgegevens van derde partijen zouden verkrijgen, informatie betreffende de bron van deze Persoonsgegevens; en
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming (inclusief profilering) betreffende uw Persoonsgegevens, en voor zover van toepassing, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de mogelijk gevolgen van dergelijke geautomatiseerde besluitvorming.

9.2. Mijn recht van overdracht

U heeft ook het recht om een kopie van de Persoonsgegevens die u aan Roxell verstrekt hebt, in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat te ontvangen via e-mail, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Het opvragen van een kopie is gratis. Indien u bijkomende kopieën vraagt van uw Persoonsgegevens kan Roxell een redelijke vergoeding vragen om de administratieve kosten te dekken.

9.3. Mijn recht van verbetering en vervollediging

U heeft het recht om kosteloos uw Persoonsgegevens te laten verbeteren of onjuistheden aan te passen indien uw Persoonsgegevens onvolledig of onjuist zijn of op een onrechtmatige manier verwerkt worden. Verder heb u eveneens het recht op vervollediging van onvolledige Persoonsgegevens, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

9.4. Mijn recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)

U heeft het recht de verwijdering te vragen van uw Persoonsgegevens die door Roxell verzameld werden, in de volgende gevallen:

  • uw Persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de verwerkingsdoeleinden zoals opgenomen in deze Privacyverklaring;
  • u trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens in en er is geen andere rechtsgrond waarop Roxell een beroep kan doen voor de (verdere) verwerking van uw Persoonsgegevens;
  • u maakt bezwaar tegen de verwerking (of de verdere verwerking) van uw Persoonsgegevens en er bestaan geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van uw Persoonsgegevens door Roxell;
  • uw Persoonsgegevens werden onrechtmatig verwerkt;
  • uw Persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Roxell rust;
  • uw Persoonsgegevens werden verzameld toen u nog minderjarig was.

In geval van een verzoek tot verwijdering, dient u zich bewust te zijn dat wij bepaalde Persoonsgegevens moeten bewaren om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. 

9.5. Mijn recht van bezwaar en beperking van verdere verwerking

Verder heb u ook het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te laten beperken, wanneer:

  • u de juistheid van deze Persoonsgegevens betwist (in dergelijke kader wordt het gebruik van uw Persoonsgegevens beperkt gedurende een periode dewelke Roxell toelaat om de juistheid van uw Persoonsgegevens te controleren);
  • de verwerking van uw Persoonsgegevens onrechtmatig is en in de plaats van de verwijdering ervan, u Roxell verzoekt de verwerking van uw Persoonsgegevens en het gebruik ervan te beperken; 
  • Roxell uw Persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden zoals hierboven omschreven, maar u heeft deze Persoonsgegevens nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; 

  • na de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking en zolang er nog geen beslissing genomen werd over de uitoefening van dergelijk recht, u Roxell verzoekt om het gebruik van uw Persoonsgegevens te beperken.

Verder heb u te allen tijde het recht uw toestemming met betrekking tot de verwerking van uw Persoonsgegevens in te trekken zonder dat dit een afbreuk kan doen aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking van uw toestemming.

9.6. Mijn recht tot het indienen van een klacht

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens via GDPR@roxell.com of +32 50 729 172. Op grond van de AVG heeft u daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens via:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 2 274 48 00
Fax: +32 2 274 48 35
Email: contact@apd-gba.be

10. Meldplicht datalekken

Roxell zal in geval van een datalek, dit tijdig melden aan de Privacy Commissie. Een datalek vormt een inbreuk op de beveiliging van uw Persoonsgegevens (hack). Bijgevolg zullen alle betrokkenen tevens geïnformeerd worden over dit datalek en zal er met spoed in kaart gebracht worden welke risico’s er ontstaan of gelopen kunnen worden door u ten gevolge van dit datalek.

Heb u zelf weet van een datalek, of heb u een vermoeden van een datalek, dan vragen wij u om dit steeds onmiddellijk aan te melden via e-mail op volgend e-mailadres GDPR@roxell.com.

11. Wijziging van deze privacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Het is mogelijk dat er nieuwe toepassingen komen waarbij we u gegevens op een andere manier zullen verzamelen of willen gebruiken. Van deze wijzigingen zullen wij een aankondiging doen op onze website en de datum bovenaan de Privacyverklaring zal worden aangepast. We vragen opnieuw uw toestemming als dat nodig is. 

We raden daarnaast aan om regelmatig deze Privacyverklaring te raadplegen, zodat u zeker van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Oudere versies van onze Privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen en kan u steeds opvragen door een mail te sturen naar volgend e-mailadres GDPR@roxell.com.